Es gibt sehr viele Gründe warum man seine Produktivität steigern sollte, aber was dein Grund dafür ist oder welche Motivation du hast musst du selber wissen. Das ist das allerwichtigste, bevor du anfängst produktiver zu werden musst du erst mal wissen warum du das machst.

Ich habe zum Beispiel einen Vollzeitjob und möchte mir nebenher ein Online Business aufbauen das mir einen passiven Cashflow ermöglicht und ich dadurch irgendwann meinen 9-to-5 Job kündigen kann. Wie du dir sicher denken kannst ist die Zeit der begrenzte Faktor meiner Nebentätigkeit als Unternehmer. Und genau das ist der Grund warum ich mich mit dem Thema Produktivität auseinander setze.

Ich habe nur begrenzt Zeit zur Verfügung und möchte diese daher auch optimal nutzen. Die dadurch gewonnene Zeit nutze ich dann nicht um noch mehr zu arbeiten, sondern um mich um meine Freundin, Familie, Freunde und alles andere zu kümmern. Mein großes Ziel ist es ja genau für diese Dinge mehr Zeit zu haben indem ich nicht mehr von morgens bis abends am Schreibtisch sitzen muss, auf dem Weg zu dieser Freiheit möchte ich aber auch nicht komplett auf das verzichten nur weil ich mich komplett in meiner Idee und mein Unternehmen verbeiße.

Es geht also darum die vorhandene Zeit durch die Produktivität mit den folgenden 11 Methoden zu steigern und nicht darum mehr Zeit zu gewinnen indem man auf andere Sachen verzichtet. Diese Vorgehensweise geht natürlich auch und im besten Fall sollte man beide kombinieren. Hier findest du einen älteren Artikel in dem du Tipps findest um mehr freie Zeit am Tag zu schaffen:

Online Unternehmen als Nebenjob – Teil 2

Welche Motivation hast du und warum möchtest du produktiver werden? Überlege dir diese Frage genau, am besten du schreibst sie dir auf und hängst sie dir an den Bildschirm oder so, das motiviert dich wenn du dich mal wieder ablenken lässt und unproduktiv wirst. Ich würde mich natürlich auch sehr freuen wenn du deine Motivation in den Kommentaren mit allen Teilen würdest, da kommen bestimmt einige Interessante und wichtige Gründe zusammen.

Wenn du dir ganz sicher bist warum du deine Produktivität steigern möchtest und die Motivation vor Auen hast können wir uns jetzt die verschiedenen Methoden zur Steigerung der Produktivität anschauen. Sicher gibt es noch einige mehr und auch viel komplexere, aber ich habe hier mal meine 11 Lieblingsmethoden die ich beinahe täglich nutze, möglichst einfach aufgeschrieben, sodass auch du sie direkt in deinem Alltag verwenden kannst.

So kannst du deine Produktivität steigern:

1. Schreibe deine Ziele auf und erstelle einen Plan

Egal an was für einem Projekt du gerade arbeitest, ob es der Aufbau eines Online Shops, das Trainieren für einen Marathon oder dein erster Blog ist, du solltest immer einen Plan und ein spezifisches Ziel haben. Dein Ziel sollte folgende Merkmale beinhalten:

• Es sollte spezifisch sein – Was ist mein Ziel ganz genau?
• Es sollte messbar sein – Woran erkennst du ob du das Ziel erreicht hast?
• Es sollte zeitlich begrenzt sein – Wann möchtest du das Ziel erreicht haben?

Nachdem du nun dein Ziel definiert hast, kannst du dir die Schritte überlegen die notwendig sind um das Ziel zu erreichen. Am besten erstellst du dir dafür eine Art Checkliste, so kannst du die einzelnen Arbeitspunkte abhacken und der Fortschritt ist einfach nachzuvollziehen.

Das hilft nicht nur organisiert und systematisch zu arbeiten sondern auch zu motivieren. Jedes Mal wenn du eine Aufgabe abhackst kommst du deinem Ziel näher, das ist psychologisch extrem wichtig um dran zu bleiben und die Fortschritte zu erkennen.

2. Arbeite deine Projekte erst ab bevor du neue beginnst

Ich mache oft den Fehler dass ich sehr viele Projekte und Dinge gleichzeitig mache, ich denke jeder kennt das Problem. Man hat viele Ideen oder Aufgaben im Kopf und möchte diese direkt umsetzen oder abarbeiten. Das ist leider oft sehr unproduktiv da man Dinge durcheinander bringt oder sogar vergisst, daher solltest du immer erst ein Projekt oder eine Aufgabe fertig stellen bevor du eine neue beginnst.

3. Lerne nur das nötigste

Wenn du zum Beispiel einen Artikel schreibst und das Thema recherchierst kommt es oft vor das du über andere Interessante Themen stolperst, die dir jetzt gerade zwar nicht weiter helfen aber trotzdem sehr interessant sind. Wenn du nun anfängst dich mit diesem Thema zu beschäftigen, verlierst du dein Ziel aus den Augen und verlierst dadurch sehr viel Zeit.

Anstatt dich durch deine Entdeckung aus deinem aktuellen Thema heraus bringen zu lassen, solltest du dir den gefunden Artikel, oder was auch immer es ist, notieren bzw. die Webseite markieren und dich später damit beschäftigen.

4. Eliminiere unnötiges

Die wichtigste Frage die du dir immer stellen solltest bevor du etwas beginnst ist: Passt das in meinen Plan? Alle Aufgaben oder Dinge die dich nicht in deinem Plan näher an dein Ziel bringen solltest du auch nicht machen. Das ist ein sehr wichtiger Tipp, den auch Tim Ferres in seinem Buch: die vier Stunden Woche ausdrücklich hervorhebt.

Du solltest versuchen dich ausschließlich auf die Dinge zu konzentrieren die dich näher an dein Ziel bringen, alles andere lässt du einfach sein. So kannst du ganz einfach und effektiv deine Produktivität steigern.

5. Sag nein

Mit diesem Tipp lässt sich besonders viel Zeit sparen, er ist aber auch nicht immer sehr einfach. Besonders angestellte neigen dazu oft Ja zu sagen und Aufgaben anzunehmen die eigentlich nicht in ihr Aufgabengebiet fallen. Es ist schwer nein zu sagen, besonders wenn man durch die Aufgabe eine Chance für sich selber sieht.

Aber auch hier sollte man sich wieder fragen, passt das in meinem Plan? Wenn nicht, dann sag einfach nein! Wenn du zum Beispiel einen Online Shop für Surfbretter betreibst und du erhältst eine Anfrage von einem Skateboard Hersteller für einen Gastartikel oder ähnliches, dann solltest du dich fragen was dein Plan und deine Ziele sind. Skateboards sind für deine Kunden nicht interessant, also solltest du dich überhaupt nicht mit dieser Anfrage beschäftigen, auch wenn du damit vielleicht die Chance hast ein paar Euro zu verdienen.

6. Vermeide Ablenkungen durch E-Mails, usw…

In der heutigen Zeit sind die größten Ablenkungen Emails und Soziale Netzwerke wie Facebook, durch das Smartphone wirst du auch noch ständig auf dem Laufenden gehalten und benachrichtigt wenn du eine E-Mail bekommst.

Ich habe die Benachrichtigungen für E-Mails auf meinem Smartphone ausgeschaltet, was bringt es mir denn zu wissen dass ich eine E-Mail bekommen habe wenn ich gerade mit meiner Freundin einem Restaurant essen bin? Nichts, ich antworte dann eh nicht. Ich lese meine E-Mails wenn ich Zeit dafür habe und arbeite diese dann auf einmal ab. Im Moment mache ich das einmal morgens und dann nochmal am Abend. Dazwischen lasse ich mich davon nicht ablenken.

Diesen Tipp verwende ich auch bei meinem Vollzeitjob, hier bekomme ich täglich ca. 50 Emails, wenn ich diese immer direkt bearbeiten würde (was ich anfangs gemacht habe) dann würde ich mich ständig ablenken lassen und werde unproduktiv. Wenn es etwas wirklich sehr wichtiges ist, wird mich der Sender der Mail anrufen und ich verpasse dadurch nichts. Funktioniert wirklich gut, probiere es einfach mal aus.

7. Sammle Zeitfresser und arbeite sie systematisch ab

Es gibt Aufgaben die immer wieder in regelmäßigen Abständen erledigt werden müssen, meistens sind sie nicht anspruchsvoll aber kosten Zeit. Tim Ferres bezeichnet diese Aufgaben als Zeitfresser (Buch: Die 4 Stunden Woche). Zeitfresser sollte man möglichst sammeln und dann auf einmal erledigen.

Bei vielen dieser Aufgaben kann man sich eine Art Ablaufschema erstellen, das heißt du schreibst dir auf wie du die Aufgabe erledigst und welche Schritte dafür nötig sind. Oft lassen sich dadurch unnötige Schritte erkennen die du eliminieren kannst oder du findest ein Tool um einzelne Schritte zu automatisieren. Das kann zum Beispiel eine Excel Tabelle sein, die eingegebene Werte automatisch durch ein Makro verarbeitet und auswertet.

Eine weitere Möglichkeit ist das Outsourcing solcher Aufgaben, auch hierfür kannst du dein Ablaufschema verwenden und es an deinen Virtuellen Privaten Assistenten übergeben. Dieser erledigt dann deine Zeitfresser für dich und du kannst dich wieder den wichtigeren komplexen Aufgaben widmen.

8. Werde besser in den wichtigen Bereichen

Wenn du dir ein eigenes Business aufbaust oder wenn du in deinem Job vorankommen möchtest, solltest du dich in den wichtigen Bereichen weiterbilden. Kaufe dir Bücher, besuche Seminare oder tue was auch immer nötig ist um in deinem Bereich besser zu werden. Je besser du in etwas bist, desto schneller, routinierter und produktiver kannst du es auch erledigen.

Stürze dich auf die Themen die wichtig sind und vor allem auf die, die dir am meisten Spaß machen.

9. Lass Sachen die du nicht kannst von anderen machen

Dieser Tipp baut auf dem vorherigen auf, nehmen wir an du möchtest eine Nischenseite über Hundetraining erstellen, dann solltest du dich mit diesem Thema auseinandersetzen und möglichst viel dazu lernen. Das Erstellen von Webseiten, Logos und Online Marketing sind aber nicht so dein Ding und du hast interessierst dich auch nicht so sehr dafür? Dann quäl dich nicht damit rum und lass es jemand anderen machen. Das kostet zwar ein paar Euro, aber man erhält in kürzerer Zeit ein besseres Ergebnis, es lohnt sich also.

10. Lass dich nicht unterbrechen

Dieser Tipp ist ähnlich zu Tipp 6, diesmal meine ich damit aber dass du dich nicht von anderen ablenken lassen sollst. Ich kenne es aus meinem Berufsalltag, man arbeitet hoch konzentriert an etwas, dann kommt jemand meinen Schreibtisch oder das Telefon klingelt. Wenn man den Störenfried jetzt nicht abwimmeln kann, ist es vorbei mit der Konzentration und es ist sehr schwer später wieder rein zu kommen. Daher solltest du immer versuchen Ablenkungen zwischen die einzelnen Aufgaben zu schieben oder sie am besten ganz zu vermeiden.

Wenn sich eine solche Ablenkung mal nicht vermeiden lässt und man wirklich kurz etwas anderes machen muss, dann sollte man sich wenigstens einen kleinen Satz aufschreiben wo man gerade war und wie man dann wieder weitermachen wollte. Das hilft sich schnell wieder reinzudenken und die unproduktive Phase zu verkürzen.

11. Bleibe Gesund und halte dich fit

Der letzte Tipp ist kein Tipp zur Produktivitätssteigerung durch irgendwelche andere Arbeitsweisen sondern es geht um deine Lebensweise. Wer sich gesund ernährt und sich selber fit hält kann konzentrierter Arbeiten und ist dadurch auch deutlich produktiver. Ich habe es selber gemerkt, ich habe relativ viel Sport gemacht, als ich aber nebenberuflich angefangen habe ein Online Business zu starten kam das leider zu kurz. Schon nach kurzer Zeit habe ich gemerkt wie meine Konzentration und somit auch meine Produktivität abnahmen.

Deshalb nehme ich mir mittlerweile wieder mindestens 5 Stunden sie Woche Zeit für Sport, diese Zeit gewinne ich unter anderem durch die vorherigen Tipps.

Wenn du diese Methoden oder auch nur eine oder zwei davon in deinen Alltag integrierst kannst du deine Produktivität steigern und die freie Zeit für etwas anderes nutzen, zum Beispiel für einen kleinen Wochenendtrip mit deiner Freundin. Auch wenn du bei manchen Tipps nur wenige Minuten sparst, wenn es Arbeiten sind die du täglich oder wöchentlich abarbeiten musst, können sich diese Minuten sehr schnell zu viel Zeit addieren.

Denk langfristig, wenn du jeden Tag nur 10 Minuten sparst indem du bei irgendeiner Tätigkeit etwas produktiver wirst, hast du im Jahr 60 Stunden mehr zur freien Verfügung, bei 30 Minuten täglich ist das schon eine Woche. Wolltest du schon immer mal Gitarre spielen lernen oder eine weitere Fremdsprache? Nutze diese gewonnen 30 Minuten dafür.

Welche Tipps und Methoden nutzt du um produktiver zu werden und was motiviert dich dazu deine Zeit möglichst effektiv zu nutzen?