Auf die Idee für den heutigen Artikel bin ich durch den Kommentar von Alex von Reich-mit-Plan.de zu einem meiner älteren Artikel „11 Tipps wie du deine Produktivität steigern kannst und wie die gewonnene Zeit nutzen solltest“ gekommen. Er hat dabei einen sehr wichtigen Hinweis gegeben wie man noch effektiver Arbeiten kann kann und so seine Zeit für andere Dinge nutzen kann.

Man sollte sich auf die Ertragreichen Dinge konzentrieren und diese Priorisieren! Ich nutze diese Vorgehensweise selber sehr gerne, sowohl im Büro als auch Privat. In diesem Artikel möchte ich das Thema noch etwas genauer betrachten und dir dabei das Pareto-Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, näher bringen und dir zeigen wie du dieses für dich nutzen kannst.

Das Pareto-Prinzip

Vilfried Pareto war ein italienischer Ingenieur und Soziologe der zu Beginn des 20. Jahrhunderts eine interessante Entdeckung machte. Als er sich mit der Problematik das 20 Prozent der italienischen Bevölkerung 80% des Vermögens besitzen auseinandersetze, konnte er dieses Verhältnis von 80 zu 20 auch in vielen anderen Lebenslagen wiedererkennen.

• In 20% der Zeit fällt 80% des Regens
• 20% der Wissenschaftler machen 80% der Entdeckungen
• 20% der Nationen führen 80% der Kriege
• 20% deiner Klamotten trägst du 80% der Zeit

Wissenschaftlich lässt sich diese Systemtheorie dadurch erklären dass es selten ausgeglichene Systeme, also ein 50:50 Verhältnis, gibt. In fast jedem System gibt es einige wenige Punkte die einen überproportionalen Einfluss auf das gesamte System haben.

So weit so gut, aber was bringt uns diese Erkenntnis jetzt? Der wichtigste Punkt ist folgende Aussage:

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse immer aus nur 20% des Aufwandes resultieren!

Ließ dir den Satz am besten zwei oder dreimal durch. Das heißt also das wir beim Erledigen einer Aufgabe in nur 20% der Zeit bereits ein gutes Ergebnis erreichen und für die letzten 20% benötigen wir dann überproportional viel Zeit. Aber sind die letzten 20% zur Perfektion die Zeit und die Mühe Wert? Genau das ist die Frage die du dir immer stellen solltest.

Reicht gut oder muss es perfekt sein?

Nach dem Pareto-Prinzip stellt man fest das Perfektion unwirtschaftlich und somit nicht klug ist. Wer immer nach Perfektion strebt wird insgesamt weniger erreichen und hat dabei auch noch mehr Stress. Konzentriere dich immer nur auf die Dinge die dir auch einen Mehrwert bringen und halte dich nicht mit unnötigen Zeitfressern auf.

Wie die meisten Menschen habe auch ich früher immer Aufwand mit Erfolg verknüpft, aber dieser Glaubenssatz ist falsch. Wir lernen das man 100% der Zeit aufwenden muss um ein gutes Ergebnis zu erreichen, aber 80% würden es auch tun und somit reichen auch 20% unserer Zeit.

So hast du mit weniger Aufwand mehr Erfolg:

• Überlege dir mit welchen 20% deiner Tätigkeiten du am meisten Erfolg hast
• Erledige dann ausschließlich und immer als erstes diese 20% der Aufgaben
• Eliminiere oder delegiere die restlichen 80% der Aufgaben, vergeude nicht deine Zeit damit

Mit dieser einfachen Denkweise und Methodik lässt sich sehr viel zeit sparen und man erreicht trotzdem ein gutes Ergebnis. Nun kannst du deine gewonnene Zeit nutzen um dich auf die wichtigen Dinge in deinem Leben zu konzentrieren.

So kannst du die 80-20-Regel im Alltag nutzen

Hier möchte ich dir nochmal ein paar Praxis Beispiele aus dem Alltag aufzeigen an denen du die Macht des Pareto-Prinzip erkennen kannst:

Abschlussarbeiten: Mein Lieblingsbeispiel zur 80-20-Regel. Ich habe mich selber oft bei solchen Arbeiten dabei erwischt sehr viel zeit für unnötige Kleinigkeiten zu verschwenden. Ändere nicht 20 mal das Layout nur das es wirklich perfekt aussieht sondern nutze diese Zeit lieber um dich auf den wichtigen Teil der Arbeit zu kümmern: den Inhalt.

Recherche: Beim Recherchieren eines Themas, zum Beispiel für eine Abschlussarbeit, solltest du dir nur wirklich wichtige Quellen anschauen. Indem du erst mal die Kurzfassungen eines Textes ließt kannst du feststellen ob ein Text relevant ist, erst wenn du dir damit sicher bist gehst du ins Detail.

Bloggen: Content is King! Das stimmt, aber es bringt auch nicht einen Text den man geschrieben hat 100 mal zu überarbeiten und zu ändern, oft macht man es damit sogar noch viel schlimmer. Es muss nicht immer alles perfekt ausformuliert sein, einfache Sätze führen auch zum Ziel.

Präsentation: Das ist etwas was ich bei der Arbeit sehr häufig beobachte, Kollegen verschwenden ihre Zeit indem sie Linien 5 mal verschieben, das Layout ändern oder irgendwelche Effekte einfügen. Diese kleinen Änderungen werden kaum jemandem Auffallen, kosten aber enorm viel zeit.

Das sind nur ein paar Beispiele wie du das Pareto-Prinzip für dich nutzen kannst, es gibt noch viele mehr. Versuche dir bei Aufgaben vorher eine Deadline zu setzen um zu verhindern das du dich in irgendwelche Details verlierst.

Fazit

Für mich ist diese Methodik die beste Art produktiver zu arbeiten, denn mit weniger Aufwand hat man den gleichen oder sogar mehr Erfolg. Du darfst das Pareto-Prinzip aber nicht als ausrede zum Schludern verwenden, konzentriere dich auf deine Aufgabe, gebe dein bestes und hör auf wenn du das wichtigste erledigt hast.

Versuche die nächsten Wochen einfach mal das Scheinwerferlicht auf die wichtigsten Aufgaben, Menschen und Ziele zu richten und vergiss alles andere. Du wirst sehen das du dadurch deutlich mehr Zeit hast und auch schneller an deine Ziele kommst. Über Erfahrungsberichte würde ich mich natürlich freuen.